Internationale verzending voor bedrijven
Als uw klanten zich aan de andere kant van een grens bevinden, vindt u hier de basisprincipes die u moet weten.
Voordat u begint
Mogelijk moet u zich registreren voor een btw-nummer in het EU-land waarnaar u verkoopt. (Registreer u hier op de website van de Europese Commissie.)
Als u aan klanten in meerdere EU-landen verkoopt, is het misschien sneller om u aan te melden bij de Import One-Stop Shop (IOSS). De IOSS is in het leven geroepen om de aangifte en betaling van btw te vergemakkelijken en voor de verkoop van geïmporteerde goederen met een waarde van minder dan € 150.
Als u zich heeft geregistreerd voor een EU Import One Stop Shop (IOSS)-nummer, kunnen we dit opslaan in onze UPS-verzendsystemen, zodat u dit nummer niet elke keer hoeft te verstrekken wanneer u een zending verzendt. Om dit te doen, vragen wij u het onderstaande volmachtdocument (POA) in te vullen en aan ons terug te sturen.
Als u via een online marktplaats verkoopt, is de marktplaats verantwoordelijk voor het bepalen van de intrinsieke waarde van de goederen die u via hun platform heeft verkocht. De btw voor die goederen kan worden afgedragen via het nieuwe IOSS-platform.
Als u UPS het volmachtdocument niet verstrekt, zorg er dan voor dat uw IOSS-nummer is ingevoerd in uw UPS-verzendsysteem voor elke zending die aan de criteria voldoet. Download de Gids voor btw-verzendsystemen in de EU om erachter te komen hoe.
Een EORI-nummer (Economic Operator's Registration and Identification number) is een unieke identificatie die wordt toegekend aan bedrijven die importeren en exporteren tussen EU- en niet-EU-landen om het goederenverkeer bij te houden.
Zonder EORI-nummer kunnen uw goederen bij de douane worden vastgehouden, totdat u al uw papieren hebt aangeleverd.
Zolang uw bedrijf btw-plichtig is in uw eigen land, kunt u zich registreren voor een EORI-nummer via de douanewebsite van uw land (die hier staan vermeld).
U moet dit nummer invullen op de handelsfactuur die bij uw zending zit.
Voor meer informatie over het EORI-nummer en hoe u zich hiervoor registreert, bekijkt u deze video.
Tip
Minimaliseer vertragingen bij de douane door een volmachtformulier in te vullen. Met een volmacht kan UPS optreden als indirecte vertegenwoordiger om uw zending door de douane te loodsen. Als uw zending een waarde heeft van meer dan 150 euro of speciale goederen bevat zoals wapens of accijnsproducten, download dan het formulier en stuur het terug naar beimport@ups.com.
Wanneer u klaar bent om te verzenden
Elk land heeft andere verzendregels. Onze handige tool houdt u op de hoogte.
Zoek landspecifieke verzendbeperkingen en serviceopties op.
Er zijn ook regels voor items met speciale zorg of verboden items.
Als u een groot pakket verzendt, houd dan rekening met: beperkingen voor afmetingen en gewicht.
Als u agrofoodzendingen verzendt:
Voor zendingen van agrovoedingsproducten zijn gezondheidscertificaten vereist en deze zendingen worden bij grensinspectieposten aan sanitaire en fytosanitaire controles onderworpen. Neem contact met ons op om een speciaal contract krijgen als u deze items gaat verzenden. We accepteren deze beperkte goederen alleen met UPS Express-services.
Het is uw verantwoordelijkheid als verzender om de regelgeving te controleren en te controleren of de producten die u verzendt moeten worden geïnspecteerd.
Als u goederen over de grens wilt verzenden, hebt u zoals reeds genoemd een btw- en een EORI-nummer nodig. Als u echter naar een ander bedrijf verzendt, moet u ook het btw- en EORI-nummer van uw ontvanger weten.
Zorg er bij het maken van het verzendetiket voor dat u ook de juiste contactgegevens van uw ontvanger op de handelsfactuur vermeldt, aangezien UPS mogelijk contact met de ontvanger moet opnemen als we een volmachtformulier nodig hebben om de verzending door de douane-inklaring te begeleiden.
Over de meeste goederen die van, naar en binnen de EU worden verzonden, moet btw worden betaald. Het btw-tarief wordt bepaald door het land van bestemming. De de-minimisvrijstelling van € 22 btw is geschrapt. U kunt hier updates over btw-regels lezen, maar dit is wat u moet weten om nu te verzenden:
- Om te bepalen hoeveel btw moet worden betaald, moet u de waarde van uw pakket weten (kosten van de goederen + transportkosten + verschuldigde invoerrechten).
- U kunt het btw-tarief voor uw land van bestemming controleren voor de EU of het VK.
\
Onthoud dat u altijd een schatting van alle logistieke kosten kunt krijgen door enkele gegevens over uw zending in te voeren.
Ofwel de verzender of de ontvanger is verantwoordelijk voor de betaling van invoerrechten, belastingen en toeslagen. In zeldzame gevallen kunnen deze aan een derde partij in rekening worden gebracht.
Als de verzender invoerrechten, toeslagen of belastingen betaalt, wordt dit Franco inclusief rechten (DDP) genoemd. Dit kan de klantervaring verbeteren door extra duidelijkheid en transparantie tijdens het koopproces te bieden. Delivery Duty Unpaid (DDU) betekent dat de ontvanger moet betalen.
Als u geen UPS-betaalaccount hebt en gewoon met een creditcard betaalt, wordt standaard DDU gebruikt, wat betekent dat de ontvanger de invoerrechten, belastingen en toeslagen moet betalen om de zending te ontvangen. Als u een UPS-betaalrekening opent, kunt u tijdens het aanmaken van het verzendlabel kiezen wie er betaalt.
Als de ontvanger verantwoordelijk is voor deze kosten, raden we u aan dit voor de transactie te melden om verrassingen te voorkomen. Als de ontvanger echter niet betaalt, kan UPS de openstaande bedragen op u verhalen.
Hoe kan een ontvanger invoerrechten en belastingen betalen?
Als de contactgegevens van de ontvanger bekend zijn, wordt deze uitgenodigd om eventuele belastingen, heffingen en toeslagen online vooraf te betalen.
Ze kunnen ook bij de levering betalen, hetzij met een digitale betaling (onze chauffeurs beschikken nu over apparaten die elektronische betaling mogelijk maken) of met contant geld, als dat hun voorkeur heeft.
Als u binnen de EU (of binnenlands) verzendt, hoeft u geen van de onderstaande formulieren in te vullen.
Als u verzendt vanuit een EU-land naar een niet-EU-land, moet u een handelsfactuur invullen.
- Handelsfactuur - Vereist voor alle grensoverschrijdende zendingen, met uitzondering van bepaalde documenten. Onze verzendtool helpt u bij het invullen van uw handelsfactuur terwijl u uw verzendetiket maakt. Het is belangrijk om nauwkeurige en specifieke informatie te verstrekken om vertragingen bij de douane te voorkomen. Bekijk deze video voor meer begeleiding. Druk na afloop drie exemplaren van uw handelsfactuur af, doe ze in een doorzichtig plastic zakje en bevestig het zakje stevig bovenop uw pakket, naast het verzendetiket.
- Overige exportdocumentatie - Verschillende landen vereisen verschillende documentatie. Het soort product dat u verzendt en de plaatselijke voorschriften van het land van bestemming waarnaar u verzendt, zijn van invloed op de aanvullende documentatie die vereist is. Bekijk deze video om meer te weten te komen over enkele veelvoorkomende exportdocumenten. Om na te gaan welke formulieren voor een bepaalde zending nodig zijn, kunt u onze Import/Export-tool gebruiken.
\
Terwijl u uw verzendetiket aanmaakt, kunt u ook een kopie van het formulier Certificaat van herkomst afdrukken.
- Certificaat van herkomst – Als u wilt profiteren van de preferentiële tarieven voor uw grensoverschrijdende verzending, moeten de producten die u verzendt aan alle noodzakelijke herkomstregels voldoen.
Geharmoniseerde systeemcodes (of tariefcodes) worden door douaneautoriteiten gebruikt om producten die worden verzonden te identificeren, zodat ze de verschuldigde invoerrechten en belastingen nauwkeurig kunnen beoordelen. Een onjuiste code kan leiden tot vertragingen bij de douane of zelfs boetes.
Hoewel u uw tariefcode niet hoeft te weten om te verzenden, is het belangrijk dat u een nauwkeurige, gedetailleerde beschrijving geeft van de goederen die u verzendt (bijvoorbeeld: "gebreide herentrui" is beter dan "trui", "kleding" of "cadeau"). Zo kunnen wij de juiste code voor uw goederen bepalen.
Wij raden u sterk aan een harmonised tariff code toe te voegen voor elk goed dat u naar een internationale bestemming verzendt. Om te leren hoe u gemakkelijk de juiste tariefcode voor uw product kunt identificeren, bekijkt u deze video en gaat u vervolgens naar de overheidswebsite om deze te vinden.
Digitaal inklaren en vertragingen vermijden
Door een klantennummer te openen, wordt u automatisch geregistreerd voor UPS Paperless® Invoice. Hebt u al een klantennummer? U kunt zich in drie eenvoudige stappen aanmelden.
Tips voor internationale retourzendingen
Hieronder kunt u enkele aandachtspunten vinden als uw klant een zending moet retourneren:
- Een nieuwe handelsfactuur moet worden aangemaakt. Als de klant de originele handelsfactuur heeft bewaard, heeft deze als het goed is de benodigde informatie om het formulier opnieuw in te vullen. Zo niet, dan moet de klant mogelijk contact met u opnemen voor belangrijke gegevens, zoals uw btw- of EORI-nummer.
- Met UPS Import Control kunt u de retourzending activeren, uw klant een retourlabel e-mailen en de handelsfactuur voor hem of haar genereren.
Uw internationale verzendgids
Alles wat u nodig hebt om de grens over te steken en nieuwe klanten over de hele wereld te bereiken.