Wenn uns die letzten Jahre etwas beigebracht haben, dann ist es, dass das einzige, das wirklich vorhersehbar ist, das Unvorhersehbare ist.
Globale Pandemien und internationale Konflikte haben zu Fabrikschließungen, stornierten Flügen, Staus an Häfen, Personalmangel, umgeleiteten Sendungen, längeren Transitzeiten sowie stark gestiegenen Zuschlägen und Treibstoffpreisen geführt. „Lieferkettenprobleme“ sind mittlerweile die Entschuldigung für fast alles.
Aber selbst in komplexen Zeiten können versierte Versender Wege finden, turbulente Gewässer zu navigieren und ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus zu bleiben. Das Achten auf Details, die Einhaltung von Regeln und die Vermeidung selbst zugefügter Wunden können dazu beitragen, dass Sendungen reibungslos ablaufen, auch wenn der Lieferkettenprozess nicht gut funktioniert.
Kürzlich traf sich eine Gruppe von UPS® Global Freight Forwarding Führungskräften, um allgemeine Tipps zu geben, die internationalen Versendern dabei helfen, das Risiko unangenehmer Lieferverzögerungen in ihren Lieferketten zu mindern.
1. Machen Sie es nicht alleine
Wenn Störungen bei der Lieferkettenkapazität auftreten, funktionieren Dinge, die vorher reibungslos funktioniert haben, möglicherweise überhaupt nicht mehr. Es ist wichtig, Alternativen zu haben. Jede gute Strategie beginnt mit einem soliden Plan, einem besseren Plan zur Absicherung und einem Speditionsdienstleister.
„Ein guter Spediteur kann Ihnen Zugang zu Optionen bieten, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben“, sagte Keith Andrey, VP von UPS Global Freight Forwarding. „Andere Modi, andere Häfen, sogar eine andere Dampfschifffahrtsgesellschaft, wenn Sie direkt mit dem Spediteur zusammenarbeiten. Mit dem richtigen Verständnis von Nachfrage und Bedarf kann Ihr Spediteur Ihnen dabei helfen, Entscheidungen über die Speditionsrouten zu treffen, von anderen, weniger überlasteten Häfen über besseren intermodalen Binnenhafen-Transits bis zu Änderungen des Modus zur Erfüllung dringender Bestellungen.“
Aber manchmal findet eine gute Planung lange vor einer Störung statt. Eine flexible Anpassung ist entscheidend. „Die Versender sollten keine Angst davor haben, Produkte mit den verfügbaren Kapazitäten aller Parteien innerhalb der Lieferkette neu zu priorisieren“, sagte Andrey.
Eine gute Zusammenarbeit mit Ihrem Spediteur sowie eine nahtlose Kommunikation zwischen Käufer, Fabrik, Spediteur und dem empfangenden Distributionszentrum können dazu beitragen, die Transitdauer auf dem Weg von Hafen zu Hafen sowie den letzten Transportabschnitt bis zur Tür Ihres Kunden zu reduzieren.
2. Die heutige Prognose verlangt eine bessere Prognose
Eine korrekte, frühzeitige Prognose ist in turbulenten Zeiten entscheidend. „Als allgemeine Regel“, sagte Jill O’Dell, Vice President UPS Global Freight Forwarding Global Strategy und IE, „erwerben die Spediteure den Platz lange bevor die Sendungen tatsächlich in Bewegung kommen. Wenn Versender ihren Spediteuren also sagen können: „Ich werde in sechs Monaten eine neue Produktreihe einführen“, kann dies dazu beitragen, dass Platz verfügbar ist, wenn es soweit ist.“ Um volatile Bedingungen besser zu bewältigen, hilft eine durchdachte Prognose dem Spediteur, Arbeitskrafteinsatz, Platz und alles andere zu planen, um Ihren Plan auf Kurs zu halten.
Weitere Überlegungen betreffen den Versand zeitig vor Fristen, die Vorabplanung des Bestands, die Konzentration auf den richtigen Produktmix und nur die Mengen zu bestellen, die Ihr Empfänger handhaben kann. „Heute ist eine Prognose in letzter Minute mehr denn je ein Rezept für Enttäuschung“, sagte Frau O’Dell.
3. Haben Sie keine Angst, Routen und Modi zu optimieren
Etwas Unvorhersehbares kann jederzeit den Status Quo stören. Arbeitskräftemangel, Hafenschließungen, Chaos im Suezkanal. Ihre Fähigkeit, Routen schnell neu zu optimieren, kann Verzögerungen minimieren oder minimieren. Können Sie Sendungen auf andere Wege umleiten, um überfüllte Fahrwege zu umgehen? Können Sie von einem anderen Ort beschaffen? Können Sie die Versandgröße anpassen, um alternative Modi zu nutzen? Oder andere Modi verwenden, als Sie es gewohnt sind?
„Eine der großen Veränderungen, die wir beobachten, ist, dass die Kunden von einer Sichtweise der niedrigsten Kosten pro Einheit auf eine Sichtweise der effizientesten Beförderung von einem Ende zum anderen umsteigen“, sagte Andrey. „Wenn Sie Ihre Gesamtoptionen nach Modus – sogar nach Hafen – verstehen, kann Ihnen dies helfen, den optimalsten Ablauf zu bestimmen.“
Außerdem können Sie oft ganze Tage im Transit sparen, indem Sie die Bestellgrößen je nach Luft-, See- oder Schienenmodus optimieren. „Käufer und Planer auf der Kundenseite sind nicht gewohnt, dies zu tun“, sagte Andrey. „Aber wenn es weniger um Stückkosten, sondern mehr um die Optimierung der Bestellgröße und die Konfiguration von Kartons und Skids für verschiedene Modi geht, verbessern Sie Ihre Chancen, dass Waren so schnell wie möglich die Lieferkette passieren.“
4. Bei der Zollabfertigung machen Kleinigkeiten einen großen Unterschied
Einer der wichtigsten Ursachen für Verzögerungen bei der Lieferung ist eine Zollkontrolle. Noch schlimmer ist der Verlust von Einfuhrrechten. Obwohl Geschwindigkeit in der restlichen Lieferkette wichtig ist, sind Abkürzungen ein Rezept für eine Katastrophe, wenn es um Zollformulare und Compliance geht. Bruce Kidwell, VP Global Customs Brokerage and Trade Advisory Services bei UPS Global Freight Forwarding, sagte: „Wenn Sie versuchen, bei der Compliance Abkürzungen zu nehmen, die Dokumentation zu ändern oder Klassifizierungen zu ändern, um Zollgebühren zu sparen, gefährden Sie Ihre Sendung.“
Sobald Sie die Aufmerksamkeit des Zolls erregt haben, riskieren Sie den Verlust Ihrer Einfuhrlizenz oder es wird möglicherweise jede Sendung zur Kontrolle markiert. Der Zoll benötigt viele Informationen. Aber methodische Sorgfalt und Genauigkeit sind der beste Weg, um Verzögerungen zu vermeiden. Hier sind einige einfache Fallstricke, die Sie leicht vermeiden können. Stellen Sie folgendes sicher:
- Ihr Spediteur und Ihr Agent haben Ihre Kontaktinformationen, E-Mail und Telefonnummer
- Sie wählen einen Agenten und haben ein Konto mit etablierter Haftung
- Sie haben die richtigen Dokumente für Zoll- und andere Partner-Regierungsbehörden (PGA). Jedes Land verfügt über PGAs, die über die Zollabfertigung hinausgehen und sich auf die Zollabfertigung auswirken können. (In den USA gibt es mehr als 20 Behörden, darunter Fish & Wildlife, FDA usw.)
- Sie sollten nicht abwarten, bis Ihre Sendung im Hafen oder an der Luftfrachteinrichtung ankommt, um über diese Dinge nachzudenken
5. Konzentrieren Sie sich zuerst auf Compliance
„Es scheint einfach zu sein“, sagte Jill. „Stellen Sie Ihrem Spediteur oder Agenten eine korrekte Beschreibung Ihrer Waren zur Verfügung.“ Ohne sie muss die Sendung angehalten und der Kunde kontaktiert werden, um die Waren angemessen zu klassifizieren. Das ist eine große Sache. Immer mehr Länder fordern Transportunternehmen auf, vor dem Transport eine Klassifizierung vorzulegen, wie z. B. das neue Import Control System 2 (ICS2) in der EU.
Jill nennt eine einfache Faustregel für die Klassifizierung von Waren, um eine reibungslose Zollabfertigung zu ermöglichen: „Ich nenne es die ‚Vier-Wörter-Regel‘, sagt sie. „Wenn Sie vier Wörter verwenden können, um Ihren Artikel zu beschreiben, wird es dem Agenten helfen, Ihre Waren besser zu klassifizieren. Sagen Sie „Baumwollstrick-T-Shirt für Damen“ statt „T-Shirt“.
Stellen Sie Ihrem Broker Ihre Teiletabelle im Voraus zur Verfügung – eine einfache Liste Ihrer Teile mit Beschreibung und Zollcodes. Diese können automatisch in ihr System geladen werden, um den Prozess besser zu automatisieren und Wartezeiten zu reduzieren.
„Letzter Punkt“, fügte Jill hinzu. „Wir empfehlen Kunden, uns Musterdokumente für ihre häufigsten Versender zu senden, bevor wir mit dem Versand von Waren beginnen. Dann können wir sagen: „Die Rechnungen dieses Anbieters sind nicht so klar, wie sie sein sollten, oder wir können vergleichen. Das ist in anderen Ländern besonders wichtig.“
Auch wenn Sie vorausplanen und Prognosen nutzen, um sicherzustellen, dass Platz verfügbar ist – die Realität ist, dass es nur wenig gibt, dass Ihr Agent tun kann, um Ihre Sendung zu beschleunigen, wenn sie auf einem Schiff vor dem Hafen von Los Angeles festsitzt. Verzögerungen sind unvermeidbar. Planen Sie mehr Zeit ein als in der Vergangenheit, priorisieren Sie die Waren, die Sie wirklich benötigen, und stellen Sie sicher, dass Ihr Spediteur die Priorität der Artikel kennt. Versenden Sie dann frühzeitig und versenden Sie korrekt. Dank der fünf genannten Tipps können Sie hoffentlich etwas mehr Ordnung in das Chaos des Supply-Chain-Marktes bringen.
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