Estudo de caso do Leibniz Institute DSMZ

O desafio

O Leibniz Institute DSMZ - German Collection of Microorganisms and Cell Cultures GmbH, é um dos repositórios mais diversificados do mundo de micro-organismos e culturas de células, incluindo fungos, bacteriófagos, vírus vegetais, DNA genômico bacteriano, linhagens celulares humanas e animais, dentre outros. Contudo, estava vivenciando problemas logísticos significativos que afetavam seus clientes. O principal desafio era garantir estabilidade para as remessas laboratoriais globais dentro de parâmetros de temperatura rígidos (-70 ºC) e um prazo exíguo de 96 horas.

“Desempenhamos um papel fundamental para milhares de organizações em todo o mundo que atendem pacientes, desenvolvem produtos e conduzem pesquisas”, explica Dunja Martin, diretora de gestão de conformidade no DSMZ. “Nossos processos logísticos eram complexos, parcialmente manuais e descentralizados, o que impediu nossa escalabilidade e nosso crescimento. Precisávamos de uma solução para aprimorar os nossos processos”.

Em razão de problemas na manipulação de gelo seco, capacidade de armazenamento e aumento na demanda, o DSMZ passou a atrasar pedidos. Essa falta de transparência no processo logístico culminou em excursões de temperatura, as quais comprometeram a integridade de certas culturas celulares e micro-organismos.

A solução

Para resolver os problemas do DSMZ, a UPS Healthcare propôs a implementação de uma solução logística abrangente.

1. Embalagem de cadeia fria da UPS Healthcare^TM
   A UPS Healthcare ofereceu ao DSMZ embalagens pré-condicionadas especializadas, cuidadosamente preenchidas com gelo seco. Essas embalagens foram criadas especificamente para garantir a permanência do produto a uma temperatura de -79 ºC, algo crucial para a preservação de materiais sensíveis. Elas também cumprem à risca as normas rígidas do setor, incluindo as regulações da IATA para requisitos de embalagem com gelo seco Categoria B UN3373 e UN1845. Essa atenção aos detalhes garantiu a integridade e a segurança dos produtos durante o transporte, permitindo uma entrega confiável mesmo em condições de temperatura desafiadoras.
2. Fornecimento de gelo seco
   O fornecimento flexível e confiável de gelo seco resolveu de forma eficiente os problemas de armazenamento encontrados pelo DSMZ. Essa solução inovadora reduziu falhas logísticas relacionadas ao armazenamento de gelo seco e permitiu que o DSMZ adotasse uma abordagem escalável para gerenciar a elevada demanda por seus serviços. Ao garantir fornecimento contínuo, a eficiência operacional e a rapidez nas respostas melhoraram, o que acabou elevando a capacidade do DSMZ de atender às demandas dos clientes.
3. UPS^® Premier
   O DSMZ utilizou tanto o serviço UPS^® Premier Silver quanto o Gold para garantir a segurança e a integridade de seus envios sensíveis a prazos e a temperaturas. O UPS Premier Silver ofereceu tratamento prioritário, garantindo que os pacotes recebidos fossem processados de forma rápida, juntamente com monitoramento por marcos temporais que viabilizaram rastreamento e atualizações em momentos importantes durante o período de trânsito. Esse serviço foi crucial para a manutenção das condições necessárias para preservação dos materiais sensíveis. Por outro lado, o UPS Premier Gold ofereceu visibilidade aprimorada em tempo real, permitindo que o DSMZ monitorasse suas remessas continuamente. Essa abordagem dupla permitiu que o DSMZ atendesse aos rígidos requisitos de transporte, garantindo toda tranquilidade para seus clientes.

Veja como funciona o processo de dois trechos:

• Primeiro trecho: Os pacotes são montados no campus da UPS Healthcare, onde são condicionados com gelo seco e embalagens adequadas. Por meio do UPS Premier Silver, esses pacotes são enviados e chegam no dia seguinte ao DSMZ.
• Segundo trecho: O DSMZ insere seus produtos nas caixas pré-condicionadas e fixa a etiqueta do UPS Premier Gold. Essa visibilidade ampliada com monitoramento em tempo real garante uma supervisão completa. Depois, os pacotes são enviados por meio da Central Aérea Internacional da UPS no Aeroporto de Colônia e são entregues em até 72 horas aos laboratórios, institutos ou empresas de produtos farmacêuticos na União Europeia e em todo o mundo, enquanto a UPS Healthcare faz o reabastecimento de gelo seco sempre que necessário.

Os resultados

Após a implementação da solução logística personalizada, o DSMZ notou melhorias consideráveis:

• Redução nos pedidos pendentes: Os processos otimizados e o fornecimento eficiente de gelo seco permitiram que o DSMZ eliminasse os atrasos nos pedidos e gerenciasse melhor o estoque.
• Maior estabilidade das amostras: A combinação do UPS Premier com as embalagens de cadeia fria melhorou substancialmente a estabilidade das amostras em trânsito.
• Processos logísticos simplificados: O novo sistema otimizou os processos de logística e digitalização, resultando em uma maior satisfação dos funcionários e maior eficiência operacional.
• Escalabilidade completa: O fornecimento flexível de gelo seco para as embalagens pré-condicionadas permitiu que o DSMZ escalasse suas operações conforme o aumento da demanda.

“O DSMZ viu melhorias substanciais em nossos processos logísticos”, ressalta Bettina Fischer, diretora administrativa do DSMZ. “Por meio de nossa parceria com a UPS Healthcare, protegemos de maneira eficaz a integridade de nossas remessas críticas para todo o mundo”.

A parceria do DSMZ com a UPS Healthcare resolveu, de maneira eficaz, os desafios logísticos pendentes, abrindo caminho para crescimento futuro e eficiência aprimorada. Sem o problema logístico, o DSMZ pode se concentrar nas iniciativas de pesquisas biológicas vitais para a instituição.

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