Guía para el despacho de aduanas

Aduana se refiere a una agencia gubernamental responsable de regular la importación y exportación de mercancías y hacer cumplir las leyes y regulaciones aduaneras dentro de un país. Por lo general, es parte del control fronterizo de un país. Sus responsabilidades incluyen la recaudación de impuestos y derechos de aduana sobre las mercancías importadas, la prevención del contrabando y el cumplimiento de las regulaciones comerciales. La aduana desempeña un papel crucial en la facilitación del comercio internacional, al tiempo que protege a las industrias nacionales, la salud pública y la seguridad nacional.

• ¿Qué significa “despacho de aduanas”?

  Al importar o exportar mercancías, el “despacho de aduanas” es el proceso de pasar oficialmente a través de las autoridades aduaneras de un país. Los envíos que llegan a un país extranjero deben pasar por el “despacho de aduanas” para cumplir con las regulaciones y los requisitos de ese país. Es un paso crítico en el proceso de envío internacional, que permite que las mercancías ingresen o salgan legalmente de un país y garantiza que se cumplan todas las obligaciones y regulaciones de aduana. No realizar el despacho de aduanas correctamente puede ocasionar demoras, sanciones o embargos de mercancías.

¿Qué es un agente aduanal?

Un agente aduanal es un profesional autorizado o una empresa que ayuda a personas y empresas a importar y exportar mercancías a través de fronteras internacionales. Actúan como intermediarios entre el importador o exportador y las autoridades aduaneras, facilitando el despacho de mercancías a través de la aduana y asegurando el cumplimiento de las leyes, regulaciones y requisitos de documentación relevantes. Los requisitos de licencia y las calificaciones para los agentes aduanales pueden variar de un país a otro.

• ¿Qué hace un agente aduanal?

  Antes de que la mercancía importada pueda ser entregada a su destino final, el agente aduanal prepara una entrada de aduanas y la tramita ante las autoridades aduaneras locales de forma manual o electrónica. El agente aduanal aplicará códigos de clasificación a la mercancía, calculará su valor y reportará información estadística relevante. El agente aduanal también ayuda a facilitar el despacho de carga a través de otras agencias gubernamentales interesadas, como la Administración de Alimentos y Medicamentos (Food and Drug Administration, FDA) de los EE. UU. o la Agencia Canadiense de Inspección de Alimentos (Canadian Food Inspection Agency, CFIA).

El envío internacional puede ser complejo. Estas son algunas formas en las que un agente aduanal puede ayudarlo:

• Experiencia/conocimiento: los procedimientos y regulaciones de aduana cambian constantemente. Un agente aduanal competente tiene conocimientos especializados y experiencia transitando estas regulaciones, asegurando el cumplimiento y evitando errores costosos.
  
  
• Documentación de aduana: los agentes aduanales pueden ayudarlo a preparar y enviar con precisión los documentos necesarios, como declaraciones de importación y exportación, facturas comerciales, listas de paquetes y certificados de origen. Esto puede reducir el riesgo de demoras o sanciones.
  
  
• Despacho de aduanas: los agentes aduanales facilitan el proceso de despacho de aduanas, que implica el examen y liberación de mercancías por parte de las autoridades aduaneras. Los agentes aduanales trabajan en estrecha colaboración con las autoridades aduaneras para asegurarse de que sus mercancías cumplan con todos los requisitos, derechos de aduana e impuestos necesarios y se despachen de manera eficiente. 
  
  
• Ahorro de costos y tiempo: los agentes aduanales pueden ayudar a minimizar gastos innecesarios e identificar oportunidades de ahorro de costos. Algunos agentes aduanales ofrecen servicios adicionales de asesoramiento comercial sobre programas de reducción de derechos de aduana, acuerdos comerciales y clasificaciones arancelarias que pueden reducir sus costos de importación. Los agentes aduanales también pueden ayudar a agilizar el proceso de despacho de aduanas y acelerar el movimiento de sus mercancías a través de las fronteras. Esto le ahorra tiempo valioso para centrarse en su negocio principal.
  
  
• Gestión de riesgos: los agentes aduanales ayudan a mitigar los riesgos al garantizar la presentación precisa y oportuna de la documentación y el cumplimiento de las regulaciones de aduana. Pueden identificar posibles cuestiones de cumplimiento y resolverlas antes de que se conviertan en problemas costosos.
  
  
• Regulaciones de comercio internacional: los agentes aduanales tienen conocimientos especializados sobre el complejo panorama del cumplimiento del comercio internacional, incluida la clasificación adecuada de las mercancías, la detección de artículos restringidos o prohibidos y el aseguramiento del cumplimiento de las leyes de control de exportaciones. 

¿Hay ventajas de utilizar el mismo agente aduanal y agente de carga?

Sí. Un equipo puede trabajar perfectamente bien en conjunto para manejar su envío de principio a fin. Esto debería facilitar una mejor coordinación y comunicación, reducir las posibilidades de errores o la falta de comunicación y reducir los costos inesperados. También debería ayudar a agilizar los procesos internacionales de documentación aduanera, facturación y visibilidad, así como mejorar la responsabilidad general. Algunos grupos ofrecen paquetes de servicios con descuentos, que pueden ayudarle a ahorrar dinero, especialmente si tiene envíos frecuentes o grandes. 

El despacho de aduanas tiene varios pasos y procedimientos, entre ellos:

1. Documentación: el importador o exportador debe proporcionar los documentos necesarios, tales como facturas, listas de paquetes, conocimientos de embarque, permisos de importación/exportación, etc., a las autoridades aduaneras. A menudo, un importador/exportador utiliza un agente aduanal para que trabaje directamente con la aduana en su nombre. Para obtener más información sobre los documentos necesarios para mantener su carga en movimiento, puede visitar nuestra página de documentos.
   
   
2. Declaración de aduanas: el importador o exportador debe presentar un formulario de declaración de aduanas que proporcione información detallada sobre el envío, como la naturaleza de las mercancías, su valor, cantidad, país de origen y uso previsto.
   
   
3. Revisión e inspección: las autoridades aduaneras pueden realizar inspecciones físicas, pruebas de rayos X o pruebas de laboratorio de las mercancías para verificar la información provista en la declaración de aduana y garantizar el cumplimiento de todas las regulaciones.
   
   
4. Evaluación de impuestos y derechos de aduana: las autoridades aduaneras evalúan los derechos de aduana, impuestos y tarifas aplicables, en función de la clasificación y el valor de las mercancías. Hay ocasiones en las que puede recibir el reembolso de los derechos de aduana. Para obtener más información, responda nuestro cuestionario de reintegro de derechos de aduana de dos minutos.
   
   
5. Pago y despacho de aduanas: el importador es responsable de pagar los derechos de aduana, impuestos y tarifas. Una vez realizado el pago, las autoridades aduaneras emiten un certificado de despacho de aduanas o un pedido de liberación, y las mercancías quedan autorizadas para continuar a su destino final.
   
   Importadores canadienses: La Evaluación y Administración de Ingresos de la CBSA (CBSA Assessment and Revenue Management, CARM) está cambiando la forma en que los importadores declaran, dan cuenta y pagan derechos e impuestos de aduana por las mercancías importadas a Canadá. Obtenga más información en Cómo transitar CARM.

¿Cuánto tiempo tarda el despacho de aduanas?

La duración de un proceso de despacho de aduanas en particular puede variar en función de varios factores, incluidos el país, los procedimientos aduaneros específicos, el volumen de envíos que se están procesando y cualquier posible problema o inspección que pueda surgir. En general, el despacho de aduanas puede demorar entre unas pocas horas a varios días, a veces incluso semanas. Consulte con las autoridades aduaneras locales o los agentes de envío involucrados para obtener una estimación más precisa, en función de su situación específica.

Las normas Incoterms, o Términos Comerciales Internacionales, son un conjunto de términos comerciales estandarizados publicados por la Cámara Internacional de Comercio (International Chamber of Commerce, ICC).

• Se utilizan en contratos de comercio internacional para definir los derechos y las obligaciones de los compradores y vendedores con respecto a la entrega, el transporte y la responsabilidad de seguros de las mercancías a lo largo de su viaje.
• Proporcionan un marco común para las transacciones comerciales en diferentes países y sistemas legales, para ayudar a garantizar la claridad y evitar malentendidos.

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Una entrada de aduanas es la documentación formal que se envía a las autoridades aduaneras cuando se importan o exportan mercancías. Contiene información detallada sobre la naturaleza, cantidad, valor, origen y uso previsto de las mercancías. También incluye documentación de envío relevante, como la factura comercial, la guía de embarque, la lista de paquetes y los permisos o licencias requeridos, y permite a los funcionarios evaluar y verificar las mercancías, determinar los derechos de aduana aplicables, los impuestos y las regulaciones de aduana, y garantizar el cumplimiento de las leyes comerciales y la seguridad.

¿Cuál es el tipo de formulario de entrada más común?

En los EE. UU., el tipo de entrada más común es la entrada de consumo, la entrada formal de mercancías importadas destinadas al consumo o uso doméstico dentro de los EE. UU. Cuando las mercancías llegan a los EE. UU., se debe registrar una entrada de consumo ante la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza (Customs and Border Protection, CBP) de los EE. UU. para declarar las mercancías y pagar los derechos, impuestos o tarifas aplicables. Este es el Formulario 3461 de la CBP: Entrada/Entrega Inmediata, comúnmente utilizado tanto para entradas de entrega inmediata como de consumo.

¿Cuáles son los diferentes tipos de entradas?

Los tipos de entradas en la aduana, así como la documentación requerida, varían según el país. A continuación se detalla un desglose de los tipos más comunes de entradas en aduanas por país:

• Estados Unidos: Consumo; Formal; Informal; Almacén; Depósito de Importaciones Temporales (TIB); Sección 321 (Tipo de Entrada 86); Transporte Inmediato (IT); Transporte y Exportación (T&E); Zona de Comercio Exterior (FTZ).
  Para obtener información más detallada sobre la importación a los EE. UU., visite www.cpb.gov
  
  
• Canadá: Envíos de bajo valor (LVS), que no excedan los USD 3300; Envíos de alto valor (HVS); Entradas temporales (Formulario E29B); Permiso de admisión temporal, también conocido como Carnet A.T.A. (se utiliza para importar o exportar mercancías temporalmente sin tener que pagar derechos de aduana o impuestos); Tipo V (Voluntario) y Formulario B3 (Formulario de codificación de aduanas de Canadá para mercancías que entran o salen de un depósito de aduana).

Tipos de documentación, varían según el país. Si desea consultar cuál es la documentación de envío necesaria para trasladar sus envíos internacionales, puede visitar nuestro centro de documentos. A continuación se detalla un desglose de los tipos más comunes de documentación:

• Factura comercial: es utilizada por el exportador al procesar los términos de venta originales, cotizar precios y/o determinar derechos de aduana e impuestos. Información detallada sobre la transacción entre el remitente y el destinatario, generalmente con las siguientes características:
  • Impreso con membrete de la empresa
  • Detalles completos del remitente, destinatario, destinatario intermedio, importador de registro, etc.
  • Números de referencia (factura, orden de compra, etc.)
  • Fecha
  • Descripción, cantidad y valor de las mercancías
  • País de origen
  • Código arancelario armonizado específico del país de importación
  • Firma original en tinta azul
    
    
• Guía de embarque marítima (B/L): la B/L, utilizada en el transporte marítimo, es un documento legal emitido por el transportista (línea de envío o agente de carga) al remitente de las mercancías. Tiene tres funciones principales: 1) sirve como prueba del contrato de transporte, 2) representa el título de las mercancías y 3) proporciona instrucciones para el transportista y la parte receptora para la manipulación y entrega de las mercancías. Contiene detalles críticos, como el nombre y la dirección del remitente y del destinatario, la descripción de la mercancía, el puerto de carga y descarga, el nombre de la embarcación, los gastos de carga y los términos del acuerdo (consulte las normas Incoterms anteriores). 
  
  
• Guía de embarque (aérea o terrestre): comúnmente utilizada en el transporte aéreo y terrestre, la guía de embarque, también llamada guía de embarque aérea (Air Waybill, AWB) en carga aérea, es un contrato de transporte entre el remitente y el transportista. Contiene información sobre la consignación, como detalles del remitente y del destinatario, descripción de la mercancía, aeropuertos o ubicaciones de origen y destino, cargos e instrucciones especiales de manejo. A diferencia de una guía de embarque marítima, esta guía de embarque no es un documento negociable y no representa la titularidad de las mercancías. Sirve como recibo de las mercancías y proporciona instrucciones de entrega al transportista.
  
  
  • Guía de embarque aérea interna (House Air Waybill, HAWB): utilizada por un agente de carga, identifica un solo envío.
    
    
  • Guía aérea maestra (Master Air Waybill, MAWB): usada por las aerolíneas para la consolidación de varias HAWB.
    
    
• Lista de paquetes: documento que proporciona información detallada sobre el contenido de un envío, generalmente preparado por el exportador o el agente de carga. Proporciona una comunicación vital entre el remitente, el destinatario y las demás partes involucradas (p. ej., autoridades aduaneras, transportistas y personal de almacén). También ayuda en la gestión logística, el control de inventario y la resolución de conflictos o discrepancias. Por lo general, incluye:
  
  
  • Descripción de la mercancía: breve descripción de cada artículo o producto del envío, para ayudar a identificar y clasificar correctamente las mercancías.
    
    
  • Cantidad: especifica la cantidad de cada artículo o producto del envío, incluida la unidad de medida (p. ej., piezas, cajas, paletas, etc.), para que el destinatario pueda verificar la cantidad recibida en comparación con la cantidad solicitada.
    
    
  • Peso y dimensiones: peso y dimensiones de cada artículo o producto, así como el peso total y las dimensiones de todo el envío. Esto ayuda a determinar los costos de transporte y el espacio necesario para el almacenamiento y la manipulación.
    
    
  • Detalles del empaque: el tipo de empaque utilizado para cada artículo, como cartón, paletas, tambores o cajones. Puede incluir información sobre marcas o etiquetas de empaque.
    
    
  • Códigos del Sistema Armonizado (Harmonized System, HS): códigos numéricos estandarizados que clasifican cada producto o artículo para efectos de aduana y estadísticos. Ayudan a las autoridades aduaneras a determinar derechos de aduana, impuestos y restricciones de importación/exportación. Para obtener más información sobre lo que se viene, lea nuestra Guía del importador de códigos HTS. 
    
    
  • Información adicional: otra información relevante, como instrucciones especiales de manipulación, declaraciones de materiales peligrosos, formularios de PGA, como los necesarios por la FDA para equipos médicos u otros requisitos específicos del envío.

Los importadores o agentes de envío proporcionan información relevante a las autoridades aduaneras en el país importador. Evalúan el tipo de mercancías, su valor declarado, país de origen y los acuerdos comerciales o las listas arancelarias aplicables, y luego aplican impuestos y derechos de aduana en función de sus pautas establecidas. Las tarifas, las regulaciones de aduana y las leyes impositivas locales también son factores clave que influyen en los cálculos.

Se espera que los registros de entrada se mantengan durante cinco años en los EE. UU. y seis en Canadá. Estos registros incluyen documentos de entrada en aduanas, facturas comerciales, listas de paquetes y documentos de transporte (guía o conocimiento de embarque). El hecho de no proporcionar registros solicitados por la CBP puede dar lugar a sanciones de hasta 100.000 USD por archivo no producido. 

NOTA: UPS Supply Chain Solutions no actúa como encargado de registros externo certificado para clientes; la CBP exige que los importadores mantengan sus propios registros.