Si los últimos años nos han enseñado algo, es que lo único que es realmente predecible es la imprevisibilidad.
Las pandemias globales y los conflictos internacionales se han materializado en cierres de fábricas, cancelación de vuelos, puertos atiborrados, escasez de personal, redireccionamiento de envíos, tiempos en tránsito más largos, así como aumentos en los recargos y los precios del combustible. La frase “problemas en la cadena de suministro” se ha convertido en el eslogan para casi todo.
Pero aún en tiempos difíciles, los remitentes expertos pueden encontrar formas de navegar por aguas turbulentas y mantenerse a la vanguardia de su competencia. Con sólo prestar atención al detalle, cumplir las reglas y evitar autolesionarse pueden ayudar a que los envíos se sigan moviendo sin problemas, incluso cuando el proceso de la cadena de suministro no se mueva.
Recientemente, un panel de ejecutivos de Transporte Mundial de Cargas de UPS® se reunió para hablar sobre consejos de sentido común para ayudar a los remitentes internacionales a mitigar el riesgo de retrasos en los envíos en sus cadenas de suministro.
1. No lo haga solo
Cuando se ve afectada la capacidad de la cadena de suministro, es posible que lo que alguna vez funcionó sin contratiempos deje de funcionar. Es importante tener opciones. Toda buena estrategia comienza con un plan sólido, un mejor plan de respaldo y un servicio de transporte de carga.
“Un buen agente de carga puede ofrecerle opciones en las que quizás no haya pensado”, dice Keith Andrey, vicepresidente de Transporte Mundial de Cargas de UPS. “Diferentes modos, puertos diferentes, incluso una línea naviera diferente si trata directamente con el transportista. Contando con el conocimiento adecuado de la oferta y la demanda, su agente puede ayudarle a tomar decisiones sobre la selección de rutas de transportistas, desde puertos diferentes y menos congestionados, pasando por mejores tránsitos ferroviarios intermodales en puertos terrestres, hasta cambios de modo para cumplir con pedidos urgentes”.
Sin embargo, la buena planificación a veces tiene lugar mucho antes de una interrupción. Hacer ajustes sobre la marcha es clave. “Los remitentes no deben tener miedo de volver a priorizar los productos con las capacidades disponibles de todas las partes de la cadena de suministro”, explica Andrey.
Una buena colaboración con su agente, junto con una comunicación fluida entre el comprador, la fábrica, el transportista y el centro de distribución receptor, puede ayudar a reducir los días en tránsito en el viaje de puerto a puerto, así como la última milla hasta la puerta de su cliente.
2. La previsión de hoy exige que se hagan mejores previsiones
La previsión temprana y precisa es fundamental en tiempos difíciles. “Como regla general”, afirma Jill O’Dell, vicepresidenta de Ingeniería Industrial y Estrategia Global de Transporte Mundial de Cargas de UPS, “los agentes de carga compran espacio con mucha anticipación al movimiento de los envíos. De esta forma, cuando los remitentes pueden decirles a sus agentes: ‘Tengo una nueva línea de productos que saldrá en seis meses’, esto puede ayudar a garantizar que haya espacio disponible cuando llegue ese momento”. Para transitar mejor por las condiciones volátiles, una previsión anticipada y detallada ayuda al agente a planificar la mano de obra, el espacio y todo lo demás para mantener su plan encaminado.
Otras consideraciones incluyen hacer los envíos antes de los plazos, adelantarse a la planificación de inventario, centrarse en la combinación de productos adecuada y no hacer más pedidos de lo que su destinatario puede manejar. “Hoy más que nunca”, dice O’Dell, “las previsiones de último minuto son una receta para la decepción”.
3. No tenga miedo de optimizar rutas y modos
Un día cualquiera, algo impredecible puede alterar el statu quo. Escasez de mano de obra, cierres de puertos, caos en el Canal de Suez. Su capacidad de reoptimizar rápidamente las rutas puede minimizar o mitigar los retrasos. ¿Puede direccionar los envíos de manera diferente para evitar usar las rutas congestionadas? ¿Puede abastecerse en otro lugar? ¿Puede ajustar el tamaño del envío para aprovechar los modos alternativos? ¿O utilizar otros modos de los que está acostumbrado?
“Uno de los grandes cambios que estamos viendo es que los clientes están cambiando de una concepción de transporte de menor costo por unidad a una concepción de tránsito de extremo a extremo más eficiente”, explica Andrey. “Comprender sus opciones de extremo a extremo por modo, incluso por puerto, puede ayudar a determinar el flujo más óptimo”.
Además, al ajustar los tamaños de los pedidos para optimizar el transporte aéreo, marítimo o ferroviario, a veces se pueden ahorrar días en tránsito. “Esto no es algo que los compradores y planificadores del lado del cliente están acostumbrados a hacer”, señala Andrey. “Pero cuando el tema no es tanto el costo unitario sino la optimización del tamaño del pedido y la configuración de cajas de cartón y tarimas para diferentes modos, las probabilidades de que las mercancías se muevan a través de la cadena de suministro lo más rápido posible son mayores”.
4. En el despacho de aduanas los detalles son importantes
Una de las principales causas de retrasos en los envíos es la inspección de aduanas. Peor aún es la pérdida de privilegios de importación. Si bien la velocidad es importante en cualquier otro lugar de la cadena de suministro, cuando se trata de cumplimiento y formularios de aduana, los atajos son una fórmula para el desastre. Bruce Kidwell, vicepresidente de Servicios de Corretaje Aduanal y Asesoría Comercial Global de Transporte Mundial de Cargas de UPS, explica: “Si comienza a intentar usar atajos en el cumplimiento, cambiar la documentación o cambiar las clasificaciones para reducir los pagos de derechos de aduana, está poniendo en riesgo su envío”.
Una vez que llama la atención de la aduana, se arriesga a perder su licencia para importar, o es posible que cada uno de sus envíos sea marcado para inspección. La aduana requiere mucha información. Pero la mejor manera de evitar retrasos es prestar atención a los detalles en forma minuciosa y precisa. Estos son algunos problemas simples que puede evitar fácilmente; asegúrese de lo siguiente:
- Que su agente de envío y agente aduanal cuente con su información de contacto, correo electrónico y número de teléfono
- Tener seleccionado un agente aduanal y establecer una cuenta con un poder notarial
- Tener los documentos adecuados para la aduana y otras Agencias Gubernamentales Asociadas (Partner Government Agencies, PGA). Cada país tiene PGA además de la aduana que pueden afectar el despacho. (En los EE. UU. hay más de 20 agencias, incluyendo Pesca y Fauna y Flora, la FDA, etc.)
- Usted no espera hasta que su envío esté en el puerto o en la instalación de carga aérea para pensar en estas cosas
5. Primero enfóquese en el cumplimiento
“Parece simple”, dice Jill. “Dele a su agente de carga o agente aduanal una descripción precisa de sus mercancías”. Sin esta información, el envío debe detenerse, y se debe contactar al cliente para clasificar adecuadamente las mercancías. Eso es un gran problema. Cada vez más países les están pidiendo a las empresas de transporte que proporcionen una clasificación, por adelantado, antes de la salida, como el nuevo Sistema de Control de Importaciones 2 (Import Control System 2 ICS2) en la UE.
Jill ofrece una simple regla general para clasificar mercancías y así agilizar el proceso por la aduana: “Lo llamo la Regla de las cuatro palabras”, dice. “Si puede utilizar cuatro palabras para describir su artículo, ayudará al agente aduanal a clasificar mejor sus mercancías. En lugar de decir ‘camiseta’, diga ‘camiseta de algodón tejido para damas’”.
Entregue a su agente aduanal el cuadro de piezas por adelantado, una lista simple de sus piezas, sus descripciones y códigos arancelarios. Se pueden cargar automáticamente en su sistema para automatizar más el proceso y reducir las retenciones.
“Por último”, agrega Jill, “alentamos a los clientes a que nos envíen documentos de muestra para sus remitentes más habituales, antes de comenzar a enviar mercancías. Entonces podemos decirles: ‘Las facturas de este proveedor no son tan correctas como deberían’, o hacer una comparación. Esto es particularmente importante en otros países”.
Aunque planifique con anticipación y haga uso de las previsiones para asegurarse de que haya espacio disponible, la realidad es que si su envío queda atascado en un barco fuera del puerto de Los Ángeles, no hay mucho que su agente aduanal puede hacer para sacarlo de allí. Los retrasos ocurren. Planifique con más tiempo del que haya planificado históricamente, priorice el inventario que realmente necesita y asegúrese de que su agente comprenda la prioridad de los artículos. Luego, realice el envío con antelación y de manera precisa. Con los cinco consejos dados anteriormente, esperamos que pueda traer un poco más de orden al caos del mercado de la cadena de suministro.
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